Case Kempeleen kunta

170 000 kertaa molskis! Virkistysuimala Zimmari Kempeleessä ylsi kaikkien aikojen kävijäennätykseen viime vuonna – 170 000 uimaria nautti uinnista, vesihieronnasta, porealtaasta ja ohjatuista allasjumpista.  Viime toukokuussa Zimmari otti käyttöön Ceepos-kassajärjestelmän.

Zimmarissa kova käyttö ja 18 ikävuotta eivät juurikaan haittaa asiakkaiden viihtymistä. Uimala palvelee sekä Kempeeleen että lähikuntien asiakkaita. Aamutuimaan asiakkaita palvelee myös Zimmarista vastaava Tarja Koivisto.

- Zimmarin entinen kassajärjestelmä kävi auttamatta vanhaksi. Järjestelmä olisi vaatinut ohjelmistopäivityksiä, huomattavia rahallisia investointeja. Myös työasema oli välttämättä uusimisen tarpeessa, Tarja Koivisto kertoo. 

Kempeleen tietotekninen suunnittelija Mauri Similä tunnisti arkityössään myös sen, että Zimmarin sekä kirjaston ja kunnantalon palvelupisteillä olleet erilaiset kassajärjestelmät kuormittivat monella tapaa tukipalveluja.

- Erilaiset ohjelmat, erilaiset päivitykset ja rajallinen määrä henkilökuntaa. Kun Zimmarin työasemaan tuli suurempia ongelmia, emme pystyneet itse hoitamaan niitä käytännössä lainkaan. Työasemapäivityksetkin piti tehdä käsin järjestelmään. 

Kun kokonaisuutta sitten pohdittiin Kempeleen it-tuen ja kunnan talousjohtajan kanssa, päädyttiin Ceeposiin. Ceeposilla pystytään hoitamaan kaikkien kolmen palvelupisteen toiminnot.

Arvelutti aluksi

Zimmarin asiakkailla on käytössään erilaisia maksutapoja: käteinen, maksukortit sekä erilaiset liikuntakortit- ja setelit. Lisäksi kassalta voi ostaa tunnistekortteja, joihin voidaan ladata 10, 25 tai 50 uimakertaa. Ladattavat kortit ovat varsin suosittuja, sillä ahkera uimari säästää ostaessaan uimakäyntejä kerralla enemmän.

-    Eniten arvelutti se, että miten Zimmarissa käytössä olleiden tunnistekorttien lataukset saataisiin vietyä Ceeposiin. Näitä korttejahan asiakkaat käyttävät tosi paljon, Similä kertoo. 

Kun CPU vahvisti, että Ceepos toimii sujuvasti myös uimalassa, Kempeleessä alun empiminen taipui hankintapäätökseksi.

-    Asiakkaiden vanhaan järjestelmään ladattujen korttien vienti Ceeposiin aiheutti jonkin verran lisätyötä ja -kustannuksia. Korttien viennin onnistunut siirto ja sen tuoma hyöty korvasi kuitenkin alkuperäisen kustannusarvion ylityksen. Monenlaisia ohjelmistoja, päivityksiä ja käyttöönottoja olen urani aikana nähnyt. Siirtyminen Ceeposiin oli tässä sarjassa yksi kivuttomimmista, Similä iloitsee.

Sujuvaa arkea

Kempeleessä Ceepos ahkeroi sekä Zimmarissa että myös kirjaston ja kunnantalon palvelupisteissä. Tarja Koiviston mukaan Ceeposiin siirtyminen sujui asiakkaan näkökulmasta huomaamatta.

-    Toki uutuuttaan kiiltävä ja värikäs kosketusnäyttö on saanut osakseen positiivista huomiota. Kassajärjestelmän päivittäinen käyttö on sujunut lähes ongelmitta. Jos johonkin hienosäätöön on ollut tarvetta, olemme saaneet nopeasti apua CPU:n henkilöstöltä. Huolellinen pohjatyö CPU:n ammattilaisten ohjauksessa on edesauttanut kassatoimintojen sujuvuutta käyttöönoton jälkeen. 

Monenlaisia ohjelmistoja, päivityksiä ja käyttöönottoja olen urani aikana nähnyt. Siirtyminen Ceeposiin oli tässä sarjassa yksi kivuttomimmista

Mauri Similä

Sitten toukokuun järjestelmään on tehty jo yksi päivityskin – ilman pienintäkään ongelma, it-tuen iloksi! Taloushallinnon työtä muutos on helpottanut huomattavasti.

-    Tiedot kassalta menevät päivittäin suoraan kirjanpitoon, raportointityötä on entistä vähemmän. Ihmisten aikaa säästyy olennaisempiin töihin. Se on isoa asia, sillä ylimääräistä henkilökuntaa ei ole, Koivisto pohtii.

Ceeposin tehokas käyttökoulutus ja asiakaspalvelun asenne ovat asioita, joita sekä Similä että Koivisto arvostavat.

-    Projektin vetäjä oli tilanteen tasalla koko ajan. Hän pystyi ottamaan kantaa myös moniin teknisempiin asioihin, Similä mainitsee.