Kiinnostuitko?

Ceepos pelastaa perjantait

Haaste

Ceepos-kassajärjestelmästä tuli ankeiden perjantaiden pelastaja eteläsavolaisessa Kangasniemen kunnassa. Perjantaisin aamukahdeksalta ryhdyttiin laskemaan kassaa ja usein vielä kahdelta iltapäivällä homma saattoi olla levällään. Kilometrin pituisesta kassakuitista eivät virheet yksillä silmillä katsoen aina meinanneet löytyä, Kangasniemen kunnan palvelupäällikkö ja vs. talous- ja hallintojohtaja Anita Laitinen muistelee. Tukala tilanne oli edessä kutakuinkin joka perjantai. Viikon myynnin laskelmat heittivät, kun esimerkiksi käteis- ja pankkikorttimaksut oli saatettu lyödä kassaan väärin.

Tarvittavia tapahtumatietoja ei voinut tarkistaa päivittäin, joten virheitä ei pystynyt jäljittämään tuoreeltaan.
Vuosien varrella pulmiin etsittiin monen näköisiä ratkaisuja, mutta tosiasiassa vaikeammaksi homma aina meni. Samaan aikaan kirjanpito oli pulassa, ellemme täällä tehneet omaa osuuttamme viimeisen päälle, Laitinen kertoo. Manuaalinen kassan täsmäytys oli työntekijöille uuvuttavaa ja turhauttavaa ja vei myös paljon työaikaa. Kunnan hallinto- ja henkilöstöpäällikkö Liina Kuusela arvioi, että tietojen setvimiseen tärvääntyi viikoittain puolesta päivästä päivään henkilötyöaikaa.

Ratkaisu

Kangasniemen noin 5 600 asukkaan kunnassa kassoja on kaksi – toinen kirjastossa, toinen kunnan yhteispalvelupisteessä. Kassoilla maksetaan monenlaisia asioita kunnallisten palvelujen viitelaskuista kuntosalilippuihin ja lounaisiin. Rahastaminen ja tilittämiseen liittyvät asiat olivat jääneet lapsipuolen asemaan – siinä sivussa hoituneet jotenkin. Tosiasia on kuitenkin se, että kunnan henkilöstöresurssit ovat rajalliset ja työpanosta piti priorisoida entistä järkevämmin.

Kävimme tutustumassa muiden kuntien ratkaisuihin ja sitä kautta päädyimme yhteistyöhön CPU Oy:n kanssa, Kuusela taustoittaa.

Tulokset

Kangasniemellä on iloittu Ceeposin sujuvuudesta noin puoli vuotta; järjestelmä otettiin käyttöön keväällä 2017. Anita Laitinen muistelee jo hieman huvittuneenakin aiempaan lounaslippurumbaan. Käytössä oli puolikkaan tulitikkuaskin kokoisia laminoituja lippusia, joita ruokailijat ostivat kassalta ja kiikuttivat loodaan ruokalaan. Ruokalan emäntä puolestaan kiikutti kertyneet liput takaisin kassalle. Nyt Ceeposin kassajärjestelmä tulostaa numeroidut lounasliput suoraan kassasta ilman mitään käsityötä ja lippujen edestakaista kiikuttelua. Tästäkin uudistuksesta on kantautunut meille hyvää palautetta. Ceepos-projekti sujui Laitisen ja Kuuselan mukaan täysin kommelluksitta. Liityntä kirjanpitoon toimii sujuvasti ja ankeat perjantait ovat enää muisto. Olipa kyseessä minkä tahansa ohjelmiston käyttöönotto, oman oppimisensa se vaatii ja kysyttävää tulee.

CPU:n asiakaspalvelu on mielettömän hyvä. Selkeät vastaukset kysymyksiin löytyvät nopeasti, Anita Laitinen iloitsee.

Tämän casen ratkaisut

TGIF: Ceepos-kassajärjestelmä pelastaa perjantait

Kassajärjestelmät

Montako järjestelmää organisaatiossasi tarvitaan käteis-, kortti- ja muiden maksujen käsittelyyn?

Lue lisää

Tämän casen palvelut

CPU:n projekti- ja asiakaspalveluosaaminen vakuuttaa