Kiinnostuitko?

Haaste

Tuusulalla on kolme kuntakeskusta omine kirjastoineen. Koulukeskuksia on kaikkiaan viisi. Yhteensä 14 asiakaspalvelukassalla hoidetaan päivittäin lukuisia palvelujen ja tuotteiden maksuja. Ennen Ceepos-kassajärjestelmän käyttöönottoa vain Halosenniemessä ja uimahallissa oli käytössä maksupääte. Muut maksutapahtumat ja viennit taloushallintojärjestelmään hoidettiin kynän, paperin ja käteisen rahan kanssa sinnitellen.

Manuaalisen työn määrä oli suhteettoman suuri. On ihan selvää, että vaikkapa kirjaston työntekijän työpanos pitää priorisoida kirjastopalvelujen tuottamiseen, eikä rahan ja lappusten pyörittämiseen, Tuusulan kunnan talouspäällikkö Helena Perämäki kertoo.
Hyvä asiakaspalvelu ja kunnan imago sekä työntekijöiden työtyytyväisyys ovat tärkeitä asioita.

Ratkaisu

Tuusulalla on kolme kuntakeskusta omine kirjastoineen. Koulukeskuksia on kaikkiaan viisi. Yhteensä 14 asiakaspalvelukassalla hoidetaan päivittäin lukuisia palvelujen ja tuotteiden maksuja. Tuusulan kunta siirtyi Ceepos-aikaan huhtikuussa 2017, ja käsiparit vapautuivat asiakaspalveluun. Talouspäällikkö Helena Perämäki kehuu CPU:n palvelua ja asennetta kursailematta. Yhden jos toisenkin tietojärjestelmän käyttöönotossa mukana ollut talouspäällikkö myöntää hämmästyneensä.

Olimme sisäisesti kasvaneet siihen ajatukseen, ettei yhdenkään järjestelmän käyttöönotto voi sujua ongelmitta – ongelmia on aiemmin tullut aina. Vaan toden totta – Ceepos-kassajärjestelmän käyttöönotto sujui! Kaikki meni todellakin kuin Strömsössä. Ylivoimaisesti paras projektimme ikinä!

Tulokset

Loikka manuaalikassoista Ceepos-järjestelmään oli mullistava parannus vajaan 39 000 asukkaan Tuusulassa. Talouspäällikkö Helena Perämäki nostaa yhdeksi olennaisen hyödyksi imagon. Tuusula on vanha kulttuurikunta, museoita taide- ja kulttuurihistoriallisesti merkittävine kokoelmineen on useita Halosenniemestä ja Taiteilijakoti Erkkolasta lähtien. Museoissamme käy vuosittain valtava määrä turisteja ja kotimaan matkailijoita. Pääsylippujen ja museotuotteiden myynti on merkittävää – kiitos Ceeposin, manuaalinen kirjanpito on taakse jäänyttä aikaa. Viime vuonna Tuusulan museoissa kävi kaikkiaan noin 45 000 asiakasta.

Jo oli aikakin pystyä tarjoamaan nykyaikaista palvelua sekä vieraillemme että kuntalaisille.
Perämäen mukaan kassapalvelupisteiltä kantautuneet käyttäjäkommentit ovat olleet erittäin myönteisiä. Ihmiset ovat kokeneet, että heidän työnsä on selkeytynyt ja helpottunut. Hyvä asiakaspalvelu ja kunnan imago sekä työntekijöiden työtyytyväisyys ovat tärkeitä asioita. Talouspäällikkönä kunnan taloushallinnosta vastaava Perämäki mittaa hyötyjä myös euroina. Tavoitteenamme oli työn tehostaminen – se on päivän sana kaikissa kunnissa. Asetimme kassajärjestelmälle selkeät tavoitteet.
Hyödyt ovat realisoituneet kaikilta osin. Kassat ovat ajan tasalla. Virheet ovat vähentyneet. Kassatilitysten täsmäytykset sujuvat lähes automaattisesti. Rahat siirtyvät konekielisenä kirjanpitoon.
Käteisen rahan liikuttelu väistyy kortti- ja mobiilimaksamisen tieltä, Tuusulassa kehitystä suositaan. Kunnassa pohditaan myös verkkokaupan avaamista. Verkkokaupan osalta selvitystyö on vielä kesken. Toteutuessaan pystyisimme tätä kautta vähentämään myös laskutusta, kun verkko-ostosten maksaminen hoituu verkossa saman tien. Kiinnostava lisäominaisuus Ceeposissa on myös mobiilimaksamisen ominaisuus – odotamme innostuneina tämän ominaisuuden tuloa.

Tämän casen ratkaisut

Ceepos-kassajärjestelmä

Kassajärjestelmät

Montako järjestelmää organisaatiossasi tarvitaan käteis-, kortti- ja muiden maksujen käsittelyyn?

Lue lisää

Tämän casen palvelut

Täyden kympin käyttöönottoprojekti