Ceepos -maksamisen ratkaisut Oulun kaupungilla
Haaste
Maksamisen siirtyessä eri toimialoilla yhä enenevässä määrin verkkoon, todettiin myös Oulun kaupungilla seitsemän vuotta sitten, ettei silloinen kassajärjestelmä enää yksinään täyttänyt kaikkia kaupungin maksamiseen liittyviä tarpeita.
”Vanha järjestelmä tuli tuolloin käyttöikänsä päähän eikä enää palvellut riittävällä tasolla,” Monetra Oulun järjestelmäasiantuntija Jaana Vesavaara muistelee muutoksen taustoja.
Ennen vuotta 2017 niin kuntalaisille tuotetut palvelut kuin sisäiset prosessitkin kärsivät kankeista käytänteistä ja olivat jäämässä ajastaan jälkeen.
Niinpä Oulun kaupunki päätti lähteä määrätietoisesti kehittämään maksamisen järjestelmiään vastaamaan entistä paremmin kaupungin eri toimintojen tarpeisiin.
Katso video Ceepos-ratkaisuista Oulun kaupungilla:
Ratkaisu
Vuonna 2017 Oulun kaupungin käyttämä kassajärjestelmä päivitettiin kilpailutuksen kautta uuteen Ceepos- maksamisen alustaan.
Ceepos otettiin käyttöön muun muassa kirjastoihin, henkilöstöravintoloihin sekä keskitettyyn asiakaspalvelupisteeseen Oulu10:een.
”Järjestelmävaihdon myötä myös museo- ja tiedekeskus Luuppi siirtyi uudistuksessa Ceepos-järjestelmän käyttäjäksi. Tällä hetkellä Oulun kaupungilla yli 30 kappaletta, Ceepos-kassapisteitä, ” Vesavaara kertoo.
Uuden järjestelmän myötä Oulun kaupunki ryhtyi ostamaan järjestelmän pääkäyttäjäpalvelut Monetra Oululta.
Nyt järjestelmän käytännön ylläpitotoimet ovat pääsääntöisesti Monetran vastuulla ja kehityksen ohjaus, valvonta sekä päätöksenteko Oulun kaupungin vastuulla.
Ympäristöä kehitetään jatkuvassa yhteistyössä Monetran, Oulun kaupungin sekä CPU:n kesken.
Teija Lehtosaari, maksamisen erityisasiantuntija, Oulun kaupunki
Viime vuosina Oulun kaupunki on rakentanut perinteisten kassapisteiden rinnalle vaiheittain myös verkkomaksamista.
Ensin käyttöön otettiin Ceeposin verkkomaksuportaali muun muassa ilmoittautumisiin ja maksamiseen sivistys- ja kulttuuripalveluissa, sekä kirjastomaksujen maksamiseen verkossa.
Vuonna 2019 otettiin käyttöön Nekku, Oulun kaupunkiorganisaation sisäinen tilausjärjestelmä eli verkkokauppa, jonka kautta tehdään ateria- ja puhtauspalvelujen tilaukset eri kohteisiin kaupunkiorganisaation sisällä.
Monien vaiheiden jälkeen kaupunki näki tarpeen myös julkiselle verkkokaupalle, jonka käyttöönotto venyi lopulta koronapandemian yli. Nyt sen kautta myydään pääsylippuja museo- ja tiedekeskus Luupin eri kohteisiin sekä Oulun kaupungin järjestämiin tapahtumiin.
Syksyllä 2023 työn alla on parhaillaan verkkokaupan laajennus ja mietinnässä uusien tuotteiden tuominen verkkokaupan ulottuville.
Tulokset
Oulun kaupunki on laajentanut ja kehittänyt Ceepos-ympäristöään aktiivisesti ja rakentanut kokonaisuuden, joka palvelee kaupunkia monipuolisesti.
”Ceepos virtaviivaistaa maksamisen prosessia: maksutietojen päivittyminen reaaliaikaisesti taloushallinnon järjestelmiin ja kirjanpitoon säästää aikaa ja vähentää virheiden mahdollisuutta. Jos virheitä tulee, niiden korjaaminen on aiempaa helpompaa,” Vesavaara Monetralta summaa saavutettuja hyötyjä.
Vesavaaran mukaan verkkokauppa on tuonut tuotteet paremmin saataville ja yksinkertaistanut maksuprosessia vähentämällä laskutusta.
Verkkomaksuportaalien kautta suuri volyymi erilaisia kirjaston, liikuntapalveluiden sekä Oulu-opiston maksuja saadaan käsiteltyä tehokkaasti.
Esimerkiksi vuoden 2022 aikana Oulun kaupungin verkkomaksuportaalin kautta tehtiin maksuja yhteensä yli 50 000 kappaletta eli keskimäärin 140 maksutapahtumaa per päivä.
” Verkkomaksuportaali on ollut tosi hyvä ja ratkaissut monta asiaa. Sen kautta kulkeekin valtava määrä maksuja.”
Jaana Vesavaara, Monetra Oulu
Oulun kaupungin maksamisen erityisasiantuntija Teija Lehtosaari kokee Ceeposin yhdenmukaistaneen Oulun asukkaiden saamia palveluja.
”Keskitetyn järjestelmän myötä asiakas saa kaupungin eri palveluissa aina yhtä hyvän palvelukokemuksen. Ilmoittauduitpa uimakouluun tai Oulu-opiston kurssille, niin asiointikokemus on yhtenäinen”, Lehtosaari sanoo.
Jaana Vesavaaran mukaan yksi Ceeposin vahvuuksista on sen toimintavarmuus: ”Ceeposissa ei ole samanlaisia käyttökatkoja kuin monissa muissa järjestelmissä. Sadan prosentin toimivuus ei todellakaan ole arkea monissa muissa järjestelmissä.”
Asiantuntijuudella ja aktiivisella otteella Oulun kaupunki, Monetra Oulu ja CPU ovat yhdessä luoneet kaupungin maksamiseen ratkaisukokonaisuuden, joka takaa oululaisille nykyaikaiset ja helppokäyttöiset julkiset palvelut, ja on laajennettavissa myös tulevaisuuden tarpeisiin.