Sievin kunnan verkkokauppa
Sievin kunnan puuhaparkki
Sievin uusi verkkokauppa tarjoaa kuntalaisille sujuvan ja reilun asiointikanavan
Haaste
Pari vuotta sitten Sievissä herättiin tarpeeseen kehittää kuntalaisille sähköisiä palveluja. Kunnan järjestämät vapaa-ajan palvelut olivat kyllä suosittuja, mutta erilaisten kurssien ja retkien ilmoittautuminen tapahtui useissa eri kanavissa, ja maksuja kerättiin pääasiassa käteisellä ja laskuttamalla.
”Kuntalaiset ilmoittautuivat mukaan esimerkiksi jumppaan kuka sähköpostilla tai WhatsAppilla, kuka soittamalla tai jopa kasvotusten. Jos paikkoja oli rajoitetusti, oli vaikeaa pysyä perässä, milloin tietty ilmoittautujamäärä tuli täyteen, kun tiedot olivat hajallaan eri henkilöillä ja eri paikoissa,” kontrolleri Merja Haavisto muistelee.
Maksujen keräämiseen kaivattiin helpotusta, sillä korttimaksamiseen tarvittavat maksupäätteet sijaitsivat muutamalla kiinteällä kassalla, jotka taas sijaitsivat ihan eri paikassa missä jumppa tai leiri oikeasti järjestettiin. Sen vuoksi maksuja suoritettiin käteisenä, mikä loi painetta saada ne kunnan kassaan mahdollisimman nopeasti.
Pankkipalvelujen supistuttua käteisen vieminen pankkiin oli pienellä paikkakunnalla muuttunut vuosi vuodelta vaikeammaksi. Toisaalta pienten summien laskutuskin oli kallista ja aikaa vievää.
Muttimarkkinat
Ratkaisu
Hyvinvointijohtajan aloitteesta sähköisten palveluiden kehitystyö laitettiin alulle. Kunnalle rakennettiin Ceepos-verkkokauppa, joka otettiin käyttöön alkuvuodesta 2024. Liikuntapalveluiden lisäksi verkkokauppaan vietiin myyntiin esimerkiksi kesämarkkinoiden myyntipaikat sekä työllisyyspalveluiden työpajalla myyntiin valmistettuja tuotteita.
Piilotettuna tuotteena verkkokauppaan laitettiin tarjolle koulujen hävikkiruoan myynti kunnan omalle henkilökunnalle.
Toimistosihteeri Anne Huhtala ja tietohallintosihteeri Mari Yrttikoski vastaavat tuotteiden luomisesta verkkokauppaan.
”Alku oli haastavaa, kun oman oppimisen ohessa piti saada hyvinvointitoimen omat työntekijät koulutettua verkkokaupan käyttöön. Mutta nyt verkkokauppa on helpottanut etenkin ilmoittautumista ja toisaalta myös hyvitysten tekoa liikuntapalveluissa. Jos osallistuja joutuu perumaan tulonsa, raha palautuu verkkokaupan kautta eikä sitä tarvitse kenenkään enää käteisenä noutaa,” Huhtala kiittelee.
Tuotteiden lisätietolomakkeiden helppo muokattavuus takaa sen, että tarvittavat tiedot saadaan aina kerättyä jo ilmoittautumisvaiheessa, olipa tarve millainen hyvänsä.
Yrttikoski näkee verkkokaupan myös reilumpana väylänä asioida, kuin puhelinvaihteessa jonotus.
”Lasten puuhapäivien paikat jaetaan ilmoittautumisjärjestyksessä. Enää ei tarvitse jonottaa linjalla, vaan verkkokaupassa kaikki pääsevät varaamaan paikkoja samaan aikaan,” Yrttikoski kiittelee.
Erityisesti iäkkäämpien kuntalaisten keskuudessa verkkokauppa-asiointiin siirtyminen aiheutti aluksi pientä muutosvastarintaa. Kunta on kuitenkin järjestänyt ikäihmisille kohdennettuja verkkokaupan käyttöopastuksia. Pikkuhiljaa asiointi on alkanut heiltäkin sujumaan.
“Säästöä on syntynyt työajassa, kun ei tarvitse enää erikseen selvitellä mihin mikäkin maksu tilitetään. Nyt ne tulevat verkkokaupasta valmiina kaikki.”
Merja Haavisto, kontrolleri
Tulokset
Vanhaan ei Sievissä haluta enää palata. Verkkokauppa on sujuvoittanut työtä erityisesti hyvinvointi- ja liikuntapuolella.
Suurimmiksi Ceepos-verkkokaupan hyödyiksi Sievissä listataan käteisen käytön ja laskutuksen väheneminen.
”Säästöä on syntynyt työajassa, kun ei tarvitse enää erikseen selvitellä mihin mikäkin maksu tilitetään. Nyt ne tulevat verkkokaupasta kaikki valmiina, ” Haavisto kehuu.
Yrttikoski kokee, että verkkokaupan hyödyt konkretisoituvat nyt, kun kaikkia tuotteita ei tarvitse enää luoda tyhjästä, vaan edellisten vastaavien tuotteiden asetuksia voi hyödyntää uusiin sellaisenaan.
Kirjastoauto Sirppu
” Vinkiksi muille pienille kunnille sanoisin, että varatkaa alussa riittävästi aikaa ja resurssia perehtyä uuteen järjestelmään. Pienessä kunnassa on aina kiirettä, mutta kun sen ajan ottaa alussa, niin että kaikki oppivat verkkokauppaa käyttämään, alkavat ne hyödytkin näkyä nopeammin”, Yrttikoski painottaa.
Ensimmäisen vuoden jälkeen Sievissä on vielä tilaa kehittääkin verkkokaupan toimintaa. Toiveissa on lisätä verkkokauppaan vielä mahdollisuus varata kunnan kokoustiloja sekä henkilökunnan autopaikkoja.
” Miksei kirjaston poistokirjojen myyntiäkin voisi kokeilla verkkokaupassa,” Haavisto miettii.